Jefe de Administración

¿Cuál será tu misión?

Asegurar el control y seguimiento de los procesos de back-office de la empresa. Dirigir equipos de trabajo, de acuerdo con los lineamientos entregados por la Dirección, con el fin de articular los diferentes procesos de la empresa.Principales funciones y tareas

En el ámbito organizacional:

• Participación en la determinación de la estructura y sistema orgánico de las relaciones internas para efectos de control, coordinación y ejecución de planes y programas.
• Participación en la planificación operacional y estratégica;
• Supervisar el cumplimiento de los planes y programas de trabajo, la administración de recursos y reportar el avance de su ejecución (OPEX y CAPEX)
• Reportar a la Dirección modificaciones, desviaciones de alcance, presupuestarias, previendo y visualizando proyecciones o redefiniciones.
• Transmitir la misión, visión y valores de la Empresa a todos los colaboradores.
• Velar por el cumplimiento de los estándares de Salud y Seguridad Ocupacional de la Empresa.

Logístico:

• Gestionar la oportuna contratación de bienes y servicios. Coordinando y supervisando diariamente la cadena de suministro.
• Realizar seguimiento periódico de los procesos de compra de bienes, contratación de servicios, evaluación de proveedores, levantamiento proactivo de las necesidades de las diferentes áreas de la empresa, procurando mejorar los márgenes de explotación de la misma, optimizando los parámetros de plazo, costo y calidad.
• Procurar que los procesos de aprovisionamiento se realicen en condiciones de competitividad, equidad, transparencia y trazabilidad.
• Velar por una adecuada administración de contratos a nivel transversal en la empresa.
• Supervisar el pago oportuno de proveedores y contratistas de acuerdo a las condiciones contractuales.
• Supervisión de la gestión de viajes para el personal.

Gestión de personas:

• Verificar que los contratos del personal estén actualizados y que estén debidamente resguardados para garantizar su confidencialidad.
• Liderar los procesos de pago de nómina, reclutamiento, evaluación de desempeño y capacitación de nuevos empleados y realizar seguimiento de su estado laboral y legal.
• Brindar asistencia a las necesidades del personal (remuneraciones, pago de leyes laborales, adecuaciones salariales, conflictos, contingencias, comunicaciones, etc.) que pudiesen generar riesgos relativos al cumplimiento de normativas y conflictos relacionados con el clima laboral y recomendar e implementar acciones que permitan mitigarlos oportunamente, resguardando la seguridad interna de la empresa y de quienes la componen.

Contable:

• Analizar los datos contables y confeccionar informes o estados financieros para ser presentados en el Comité de Dirección.
• Actualización de información contable y entrega a oficina contable (Libros mensuales y anuales, Balances)
• Verificar la exactitud y suficiencia de los informes emitidos por la oficina de contabilidad.
• Asistencia en requerimientos de contabilidad para gestiones legales.
• Gestionar y coordinar la realización de auditorías y promover una cultura de orden en las cuentas de la organización.
• Será de primordial importancia, establecer y mantener archivos de las operaciones financieras y contables de todas las transacciones de la compañía de acuerdo a las normativas fiscales representando a las empresas ante el Servicio de Impuestos Internos para efectos de cumplimiento de las obligaciones tributarias y administrativas que requiere la ley, para cumplir con todos los requisitos de seguridad legal de la empresa.

Comunicaciones y de la informática:

• Planificar, organizar y supervisar el correcto funcionamiento de los servicios informáticos que den soporte al quehacer de las diferentes áreas de la compañía, junto a la debida asistencia técnica, respaldo de la información, resguardo de la confidencialidad de la información, así como la administración de redes y comunicaciones de redes remotas y locales, el desarrollo de aplicativos, para contribuir a la coordinación de las diversas áreas de la compañía.
• Supervisar las comunicaciones internas y externas